Struktur Organisasi

Struktur Organisasi merupakan susunan dan hubungan antara setiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. 

Jenis-jenis Struktur Organisasi

a) Formal Stucture, yaitu struktur organisasi yang disebutkan secara resmi (official state). Struktur organisasinya biasanya dalam bentuk diagram yang menggambarkan hubungan pelaporan dan pengaturan formal posisi kerja dalam sebuah organisasi.

Keunggulan struktur/bagan organisasi seperti ini biasanya meliputi aspek-aspek berikut:

·         Pembagian kerja

·         Pengawas hubungan

·         Saluran komunikasi

·         Adanya beberapa sub-unit besar dalam organisasi tersebut, serta ada

·         Tingkat manajemennya.

Kelemahan dari struktur organisasi formal adalah segala sesuatunya harus diatur sesuai dengan formalitas yang ada, dan biasanya jika organisasi berkembang semakin besar akan ada banyak hambatan birokrasi didalamnya.

b) Informal Structure, adalah sebuah hubungan yang bersifat “bayangan”, tidak resmi, namun sering kritis dalam menanggapi suatu hal yang bersifat kolektif, dan terdapat hubungan kerja antara anggota organisasi tersebut yang bisa dilakukan secara langsung tanpa batas-batas formalitas.

Adapun potensi keuntungan dari struktur informal ini diantaranya adalah:

·         Membantu orang menyelesaikan pekerjaan mereka

·         Mengatasi batas-batas struktur formal

·         Mendapatkan akses ke jaringan interpersonal

·         Dapat pelajaran informal

Sedangkan kerugiannya bisa terjadi over-laping jika anggota dalam organisasi tersebut tidak bisa menempatkan tugas semestinya atau tanggungjawabnya, seperti:

·         Kemungkinan bekerja melawan kepentingan terbaik dari seluruh organisasi.

·         Kerentanan terhadap rumor/issue

·         Adanya kemungkinan untuk membawa informasi yang kurang akurat

·         Susah jika nantinya diajak untuk berubah

·         Akan ada banyak pengalihan upaya kerja dari tujuan yang penting

·         Merasa keterasingan jika ada orang luar yang masuk dalam organisasi tersebut.

c)  Functional Structure, yaitu struktur organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan keterampilan yang sama dan melakukan tugas-tugas serupa yang kemuadian dikelompokkan bersama menjadi beberapa unit kerja. Anggota-anggotanya bekerja di bidang fungsional sesuai dengan keahlian mereka. Jenis struktur organisasi seperti ini tidak terbatas pada bisnis saja. Jenis struktur seperti ini juga dapat bekerja dengan baik untuk organisasi kecil yang memproduksi beberapa produk atau jasa.

Potensi keuntungan dari struktur organisasi fungsional:

·         Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian

·         Tugas sesuai dengan keahlian dan pelatihan tugas

·         Berkualitas tinggi pemecahan masalah teknis

·         Mendalam pelatihan dan pengembangan keterampilan

·         Hapus jalur karir dalam fungsi

Kekurangan struktur organisasi fungsional adalah:

·         Adanya kesulitan dalam penunjukkan tanggung jawab secara tepat karena hanya mendahulukan rutinitas tugas

·         Tempatnya cerobong asap masalah, dan tidak langsung ke akar permasalahan

·         Kurang rasa kebersamaan dalam meraih tujuan bersama

·         Menumbuhkan perspektif fungsional yang

·         Terlalu banyak rujukan untuk membuat keputusan

·         Kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang

·         Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

d)  Divisional Structure, stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis.

Secara umum dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah yang terkait dengan struktur fungsional.

Potensi keuntungan struktur divisi:

·         Lebih banyak fleksibilitas dalam menanggapi perubahan lingkungan

·         Peningkatan koordinasi

·         Poin tanggung jawabnya jelas

·         Keahlian berfokus pada pelanggan tertentu, produk, dan wilayah

·         Banyak kemudahan dalam restrukturisasi.

Potensi kerugian struktur divisi:

·         Duplikasi sumber daya dan upaya di seluruh divisi

·         Persaingan dan koordinasi yang buruk bisa terjadi antar divisi

·         Penekanannya hanya pada tujuan dan biaya devisi tersebut.

e)  Matrix Structure, yaitu struktur organisasi yang menggabungkan antara struktur fungsional dengan struktur divisional untuk mendapatkan keuntungan dari kedua struktur tersebut dan meminimalkan kekurangan dari masing-masing struktur tersebut.

Digunakan untuk:

·         Manufaktur

·         Industri jasa

·         Profesional bidang

·         Sektor non-profit

·         Multi nasional perusahaan

Keuntungannya dari struktur matrik adalah:

·         Lebih baik kerjasamanya antar lintas fungsi

·         Peningkatan pengambilan keputusan

·         Meningkatkan fleksibilitas dalam restrukturisasi

·         Pelayanan pelanggan jadi lebih baik.

·         Akuntabilitas kinerja lebih baik.

·         Adanya peningkatan manajemen strategis karena mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan “ganda” lingkungan.

·         Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.

Kerugian dari struktur organisasi matrik adalah:

·         Adanya sistem dua boss yang rentan terhadap perebutan kekuasaan

·         Adanya sistem dua boss yang dapat membuat kebingungan tugas dan konflik dalam prioritas kerja.

·         Rapat Team biasanya banyak memakan waktu.

·         Adanya “groupitis” yang merugikan organisasi itu sendiri

·         Peningkatan biaya karena menambah struktur tim

f) Horizontal Structure, biasanya fokus organisasi sekitar proses, dan bukan pada fungsi, menempatkan orang-orang yang bertanggung jawab atas proses inti dan dalam penurunan hirarki digunakan untuk meningkatkan penggunaan tim. Memberdayakan orang untuk membuat keputusan kritis terhadap kinerja, dan biasanya sudah memanfaatkan teknologi informasi yang ditekankan pada  multiskilling dan beberapa kompetensi. Dalam struktur organisasi ini orang-orang diajarkan bagaimana bekerja dalam kemitraan dengan orang lain, termasuk membangun budaya keterbukaan, kerjasama, dan komitmen kinerja.

Keunggulan struktur organisasi horizontal adalah:

·         Tingkatan managernya sedikit, sehingga biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.

·         Jalur perintah dan tanggung jawabnya pendek, sehingga lebih komunikasi lebih efektif, dan hambatan lebih mudah diatasi.

·         Hambatan birokrasi dapat dihindari, dan penyelesaian pekerjaan dapat lebih cepat.

Potensi kerugiannya adalah:

·         Koordinasinya sulit dilakukan karena mengkoordinasi bawahan jadi banyak dan relatif lebih sulit.

·         Pembinaan dan kontrol kurang efektif

·         Spesialisasi tugas kurang mendalam

g) Team Structure, secara luas stuktur organisasi seperti ini menggunakan tim permanen atau sementara untuk memecahkan masalah, atau jika ada proyek khusus yang harus diselesaikan. Selain itu, dalam stuktur organisasi seperti ini sering menggunakan tim lintas fungsional.

Potensi keuntungan struktur organisasi tim adalah:

·         Menghilangkan kesulitan dengan komunikasi dan pengambilan keputusan

·         Menghilangkan hambatan-hambatan antara departemen operasi

·         Peningkatan moral

·         Rasa keterlibatan dan identifikasi lebih besar

·         Peningkatan antusiasme untuk bekerja

·         Peningkatan mutu dan kecepatan pengambilan keputusan.

Potensi kerugian struktur tim:

·         Konflik loyalitas antara anggota

·         Waktu yang dihabiskan untuk meeting terlalu banyak.

·         Efektifitas penggunaan waktu tergantung pada kualitas hubungan interpersonal, dinamika kelompok, dan manajemen tim.

h) Network Structure, yaitu struktur organisasi yang terdiri dari sebuah inti pusat yang dihubungkan melalui jaringan hubungan dengan kontraktor luar dan pemasok layanan penting lainnya.

Contoh Bagan Organisasi Jaringan

Organisasi ini mempunyai komponen inti dan menggunakan aliansi strategis atau outsourcing untuk menyediakan komponen lainnya.

Potensi keuntungan dari struktur jaringan adalah:

·         Perusahaan dapat beroperasi dengan sedikit karyawan tetap dan tidak perlu mengenal sistem internal yang kompleks

·         Mengurangi biaya overhead dan meningkatkan efisiensi operasional

·         Izin operasi dapat melintasi jarak yang jauh

Potensi kerugian dari struktur jaringan:

·         Kontrol dan koordinasi masalah mungkin timbul dari kompleksitas jaringan.

·         Potensi kehilangan kontrol atas kegiatan outsourcing.

·         Potensi kurangnya loyalitas di kalangan kontraktor yang jarang digunakan.

·         Jika terlalu agresif dibidang outsourcing bisa berbahaya.

Fungsi-fungsi Struktur Organisasi

1. Kejelasan tanggung jawab.

Setiap anggota dari organisasi harus dapat bertanggung jawab dan juga apa saja yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota suatu organisasi tentunya harus dapat bertanggung jawab kepada pimpinannya atau kepada atasannya yang telah memberikan kewenangan, karena pelaksanaan atau implementasi kewenangan tersebut yang perlu di pertanggung jawabkan. Itulah fungsi struktur organisasi tentang kejelasan tanggung jawab.

2. Kejelasan kedudukan.

Yang selanjutnya yaitu kejelasan mengenai kedudukan,disini artinya anggota atau seseorang yang ada didalam struktur organisasi sebenarnya dapat mempermudah dalam melakukan koordinasi dan hubungan, sebab adanya keterkaitan penyelesaian mengenai suatu fungsi yang telah di percayakan kepada seseorang atau anggota.

3. Kejelasan mengenai jalur hubungan.

Fungsi selanjutnya yaitu sebagai kejelasan jalur hubungan maksudnya dalam melaksanakan pekerjaan dan tanggung jawab setiap pegawai didalam sebuah organisasi maka akan dibutuhkan kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur sehingga dalam jalur penyelesaian suatu pekerjaan akan semakin lebih efektif dan dapat saling memberikan keuntungan.

4. Kejelasan uraian tugas.

Dan Fungsi lainnya yaitu kejelasan mengenai uraian tugas didalam struktur organisasi akan sangat membantu pihak atasan atau pimpinan untuk dapat melakukan pengawasan maupun pengendalian, dan juga bagi bawahan akan dapat lebih berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan karena uraian yang jelas. Itulah salah satu fungsi sebagai kejelasan uraian tugas.