Komunikasi Dalam Perusahaan / Organisasi

Sebagai makhluk sosial, di dalam kehidupannya sehari – hari, manusia harus melakukan komunikasi dan interaksi dengan orang lain Dalam komunikasi manusia membutuhkan orang lain atau suatu kelompok untuk melakukan interaksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama kelompok dan masyarakat. Di dalam organisasi atau perusahaan tersebut biasanya selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan berjalannya suatu organisasi atau perusahaan, yang terdiri dari pimpinan dan karyawan atau anggota.

Perusahaan adalah suatu unit usaha yang mempunyai salah satu tujuan untuk mendapatkan keuntungan atau laba. Untuk mencapai tujuan tersebut perlu kerja sama antara pihak manajemen dan karyawan. Karyawan adalah tulang punggung dari perusahaan yang akan melakukan berbagai kegiatan dalam menjalankan perusahaan. Kegiatan itu diantaranya adalah kegiatan produksi. Semakin banyak pengalaman dan keterampilan yang didapat oleh karyawan pada bagian ini, maka produk yang dihasilkan dari suatu perusahaan semakin berkualitas.

Manajemen yang baik adalah manajemen yang dapat berkomunikasi dengan karyawan secara tepat. Banyak study mengenai berbagai pendekatan yang dapat dilakukan manajemen kepada karyawan, baik pendekatan formal maupun informal. Outbond atau melakukan wisata bersama merupakan salah satu cara mengetahui karakter masing-masing individu. Dengan diketahui karakter tersebut akan mempermudah manajemen dalam mendekati karyawannya. Hubungan yang baik antara karyawan dan manajemen pun juga menghasilkan banyak manfaat. Ide-ide baru dari karyawan mengenai solusi dari masalah yang terjadi di perusahaan akan mudah terselesaikan. Produktivitas pun juga meningkat karena karyawan dengan suka rela memberikan tenaga dan pikiran pada perusahaan.

 Di antara kedua belah pihak harus terjalin two way communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik . Untuk itu , diperlukan kerja sama untuk yang diharapkan untuk mencapai cita – cita , baik cita – cita pribadi atau organisasi / perusahaan, untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang diinginkan. Komunikasi dan Interaksi yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing – masing individu untuk memperoleh hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kelanjutan hidup mereka.Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan di dalam suatu organisasi atau perusahaan , maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam tetapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu – individu yang tergabung di dalam organisasi atau perusahaan tersebut .

  

2.1. Komunikasi Dalam Perusahaan

Pentingnya arti sebuah komunikasi bagi manusia yang hidup dalam interaksi sebagai makhluk sosial antar satu manusia dengan manusia lainnya, demikian pula interaksi yang terjadi dalam sebuah dunia kerja pada organisasi perusahaan. Komunikasi memiliki arti yang penting dalam segala macam organisasi,baik organisasi berorientasi bisnis maupun organisasi nirlaba.

           Komunikasi berasal dari perkataan “Communicare” yaitu yang di dalam bahasa latin mempunyai arti “berpartisipasi atau memberitahukan”, sedangkan perkataan “Comunis” berarti milik bersama ataupun “berlaku dimana-mana” atau juga berarti sama, sama di sini maksudnya sama makna. Jadi jika dua orang melakukan komunikasi misalnya dalam bentuk percakapan maka komunikasi akan berjalan atau berlangsung dengan baik selama ada kesamaan makna mengenai apa yang percakapkan cara menyampaikan maksud yaitu dengan cara merumuskan komunikasi menyampaikan maksud yaitu dengan cara merumuskan komunikasi sebagai tingkah laku, perbuatan atau kegiatan penyampaian atau pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti atau makna. Artinya perbuatan atau kegiatan menyampaikan suatu gagasan atau informasi dari seorang kepada yang lainnya, jelasnya adalah pemindahan atau penyampaian informasi mengenai fikiran, perasaan, dan fakta-fakta melalui proses.

          Gagasan perlu ditampilkan secara bernalar (memenuhi kaidah reasoning atau penalaran) agar dapat dipahami oleh seorang pembaca. Modal visual dalam berkomunikasi merupakan kemampuan untuk menciptakan dengan jelas gambaran apa yang ingin disampaikan dalam sebuah komunikasi. Modal auditorial mengupayakan bagaimana agar pihak penerima informasi atau lawan komunikasi dapat mendengarkan melalui telinga mereka dengan cara memberikan penjelasan atau dialog yang penerima mampu mencerna semua penjelasan tersebut. Terakhir kinestetik sebagai modal komunikasi efektif berupa gerakan-gerakan fisik yang membuat lawan komunikasi lebih tertarik pada apa yang disampaikan dan terlebih dapat memahami dengan jelas bagaimana suatu cara harus diperbuat dengan mencontohkan gerakan-gerakan tertentu.

          Komunikasi Non Verbal dalam Interaksi Kerja merupakan hal yang juga penting. Kedudukan mata dalam sebuah proses komunikasi non verbal sangat penting,karena biasanya seseorang berkomunikasi selain berbicara, juga mengarahkan pandangan ke lawan komunikasi. Kita perhatikan pada sebuah rapat organisasi, seorang pembicara mengarahkan pandangan kepada setiap audiens, sebaliknya para audiens menatap seorang presenter sebagai upaya untuk memahami apa yang sedang dikomunikasikan olehnya.Ekspresi wajah juga cara iaberkomunikasi non verbal.

             Pimpinan bisa menandai seorang karyawan bekerja dengan penuh semangat atau tidak terlihat dari ekspresi wajahnya ditandai dengan air muka. Nada suara dalam komunikasi non verbal adalah frekuensi dan nada bicara seseorang. Orang-orang yang memang mampu dan menguasai suatu kerja bidang tertentu akan memberikan informasi kepada orang lain dengan suara yang penuh keyakinan, menyampaikan dengan lugas, tidak terputus-putus, dan dapat memberikan pemahaman sehingga apa yang disampaikannya dapat dimengerti orang lain.

            Gerak tubuh juga mampu mengambarkan emosi seseorang, gerak tubuh yang sigap menunjukkan semangat dan keseriusan dalam bekerja, gerak yang lamban mengindikasikan bahwa seorang karyawan sedang tidak bersemangat. Dalam hal in ipimpinan terutama pengawas langsung dapat memberikan teguran atausaranagarkaryawan tidak berlaku demikian pada saat jam kerja Sosok dan postur tubuh, maksudnya posisi tubuh pada saat berkomunikasi.

            Dapat diperhatikan orang-orang yang sedang berdiskusi dalam sebuah pembicaraan serius, tidak pernah duduk dengan posisi santai, tubuh bagian atas didorong lebih kedepan sebagai tanda ketertarikan pada suatu masalah yang sedang dibicarakan.

2.2. Komunikasi Efektif Dalam Perusahaan

Apa yang dimaksud dengan komunikasi yang efektif? Komunikasi yang efektif adalah sebuah proses dimana seseorang mengirim atau menerima pesan dengan mengetahui benar apa arti maksud pesan itu. ketika seorang karyawan tidak dapat menyelesaikan tugas-tugasnya, mungkin saja kegagalan itu disebabkan oleh komunikasi yang tidak efektif antara atasan.

Mengapa dibutuhkan komunikasi efektif dalam perusahaan?. Jawabannya cukup mudah, yakni karena semua hal yang dilakukan dalam perusahaan memang bertujuan untuk memberikan sesuatu bagi pelanggan, atasan, para pemegang saham,karyawan, komunitas dan lain-lain. jika

Komunikasi yang terjadi dalam perusahaan terjadi atas dua macam arah yaitu vertical dan horizontal. Komunikasi horizontal (mendatar) adalah komunikasi yang terjadi antar karyawan setingkat. Bila komunikasi mendatar lebih dominant dalam perusahaan maka pemimpin perusahaan akan mendapat saingan karena secara sengaja atau tidak informasi banyak yang tidak sampai kepadanya. Hal ini juga dapat menyebabkan keputusan yang diambil menjadi kurang tepat atau bijaksana.

Komunikasi yang paling banyak terjadi adalah komunikasi vertical dari atas ke bawah, dimana atasan selalu memerintah bawahannya untuk melakukan pekerjaan. Namun seharusnya, terjadi pula arah yang sebaliknya yaitu dari bawah ke atas, sehingga informasi dari bawahan dapat menjadi bahan pertimbangan atasan untuk membuat keputusan. Isi komunikasi vertical atas ke bawah, biasanya mengandung pengarahan arau kritik terhadap kinerja bawahan. Apakah hal ini hanya perintah semata atau terjadi pertukaran informasi, itu tergantung dari informasi dan hubungannya dengan pekerjaan.

Hubungan antara komunikasi dan konflik itu sangat dominan. Didalam perusahaan peranan komunikasi itu sangat penting sekali, karena jika komunikasi tidak berjalan dengan baik , akan mengakibatkan banyak terjadi konflik. Sebaliknya, jika komunikasi dua arah antara pihak management dengan karyawan itu dapat berjalan dengan baik,maka akan dapat mengurangi terjadinya konflik. Contoh di lapangan yang sering timbul misalnya adanya mogok kerja. Itu salah satu penyebabnya adalah adanya konflik yang berkepanjangan, yang timbul akibat komunikasi yang tidak dapat berjalan dengan baik.

Komunikasi efektif dipengaruhi oleh saluran komunikasi formal, struktur
organisasi, spesialisasi jabatan, pemilikan informasi, jaringan komunikasi dalam
organisasi. Artinya faktor-faktor tersebut harus diperhatikan dengan bijaksana oleh pihak manajemen perusahaan agar perilaku karyawan terbentuk dalam sebuah pola perilaku etis. Komunikasi efektif juga bisa dicapai dengan memahami model komunikasi non verbal (bahasa tubuh) seperti kontak mata, ekspresi wajah, nada suara, geraktubuh, sosok dan postur tubuh. Dengan pemahaman dan apa yang harus dilakukan pada sebuah komunikasi non verbal maka diharapkan individu dalam organisasi dapat berkomunikasi dengan efektif dan pola perilaku etis dapat terbentuk.

2.3. Komunikasi Media Elektronik Dalam Perusahaan

Kemudahan berkomunikasi dalam perusahaan kini telah berkembang canggih dan dapat dikatakan mutlak dibutuhkan. Dalam kemajuan teknologi yang begitu pesat, komunikasi merupakan salah satu yang paling berpengaruh. Teknologi komunikasi yang memudahkan dalam perusahaan baik digunakan secara internal atau eksternal yang kini berkembang diantaranya  IM, GAIM, ICQ, Mobile VPN, BLOG dan lain-lain.

Namun,kemudahan-kemudahan itu bukanlah tanpa efek. Sebuah perusahaan membutuhkan chatroom untuk komunikasi internalnya. Terutama akan sangat berguna untuk virtual meeting dengan kantor-kantor cabang. Tetapi, fasilitas chatroom di berbagai pemberi layanan IM (Instant Messenger) di non-aktifkan. Chatroom public tidak bisa digunakan, karena bisa menyebabkan kebocoran rahasia perusahaan.

Selain itu, perusahaan ini menggunakan berbagai layanan IM untuk berkomunikasi baik internal maupun external (customer); ICQ, Yahoo Messenger, dll. Ada komplain bahwa ini menyebabkan terlalu banyak software yang terpasang di komputer user.

2.4. Manfaat Komunikasi

• Manfaat bagi atasan:

1.      Mendapatkan pelajaran yang lebih dengan pemahaman lebih baik terhadap bawahan.

2.      Mempererat jalinan relasi antara atasan dan bawahan.

3.      Mengetahui potensi yang tersimpan dalam diri bawahan.

4.      Menghindarkan atasan  mengambil tindakan terhadap bawahan berdasarkan rumor, persepsi, dan isu bukan fakta.

• Manfaat bagi bawahan:

1.      Merasa dihargai oleh atasan sendiri sebagai mitra kerja yang baik.

2.      Membangkitkan motivasi dan gairah kerja bawahan untuk berpikir lebih kreatif dan strategis.

3.      Berkesempatan untuk memajukan perusahaan.

4.      Bisa mengeluarkan opini kepadaatasannya.

• Langkah-Langkah yang bisa diambil dalam berkomunikasi dengan baik:

1.      Sepanjang hari krj pilihlah cara terbaik untuk memuji tindakan dan tingkah laku karyawan yg positif dan produktif untuk perusahaan.

2.      Berbicara singkat diselingi obrolan santai(informal) untuk menghangatkan suasana thdp karyawan.

3.      Memberikan perhatian pd bwhn dan mendorong mereka untuk mereka berpendapat.

4.      Mengajukan pertanyaan terbuka dan menanggapi dengan penuh perhatian.

5.      Memberikan kesempatan berbicara kpd bwhn tanpa interupsi dan menunjukkan perhatian bahwa informasinya bermanfaat untuk kontribusi dan kemajuan perusahaan.

  

• Langkah-Langkah yg diambil bila mengalami kebuntuan komunikasi:

1.      Mencari fakta yg terjadi di lapangan dan menghindari gosip, rumor, persepsi, atau berbagai informasi yag salah.

2.      Membuat evaluasi dengan penuh pertimbangan thdp fakta yg ada.

3.      membuat rencana aksi untuk memperbaiki situasi.

4.      segera mengambil tindakan dengan waktu yg tepat.

5.      pemimpin hendaknya berpikir positif dan mencari solusi.

3.1. Proses Komunikasi

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:

1. Langkah pertama

Yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.

2. Langkah kedua

Dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.

3.      Langkah ketiga

Dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.

4. Langkah keempat

Perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.

5. Proses terakhir

 Dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

            Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, sangat diperlukan komunikasi yang efektif demi kelancaran berjalannya kegiatan organisasi perusahaan. Yang dimaksud dengan komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang efektif dan tepat sasaran. Dalam komunikasi tersebut, efektifitas komunikasi diukur dari adanya keterbukaan antara pihak yang melakukan komunikasi, saling mendukung antara pihak yang melakukan komunikasi, bersikap positif, saling memahami antara pihak yang saling melakukan komunikasi, kesetaraan antara pihak yang melakukan komunikasi.

Pada zaman modern seperti sekarang , banyak organisasi atau perusahaan yang menggunakan media elektronik misalnya FAX, Phone, SMS, MMS, Internet, Email, Tele-Conference,Video Conference, dll sebagai media untuk berkomunikasi. Dengan menggunakan media elektronik tersebut ,dampak positifnya kegiatan komunikasi bisa berjalan lebih mudah, efektif dan efisien . Dampak negatifnya, bisa menyebabkan melimpahnya informasi dan berkurangnya kesempatan untuk berkomunikasi kontak muk. Jadi melakukan komunikasi dengan menggunakan media elektronik tidak selalu mendapatkan dampak positifnya, tetapi juga ada dampak negatifnya .